La selección de impresoras es más amplia ahora, por cuanto se ofrecen equipos para cada negocio, dedicadas a distintas ramas de la industria y tamaño. Sin embargo, en lugar de facilitar la compra de su impresora, el alcance de la selección puede resultar algo abrumador. En esta publicación, le asesoramos sobre las características más importantes que debe buscar en su próxima impresora.
Ø El equipo debe ayudarle a gestionar los costos.
Ya sea que esté listo para poner en marcha un programa de impresión administrado en este momento o en el futuro, la impresora que elija para su pequeña empresa debe estar equipada con herramientas que le permitan realizar un seguimiento del uso de la impresora. Ciertas aplicaciones como Universal Printing Assistant pueden monitorear todas las impresoras en red automáticamente, desde cualquier lugar, en su teléfono inteligente o tableta. Usted sabrá cuándo sus impresoras están en línea, alertas o necesitan tóner.
Comprender el uso de la impresora puede ayudarlo a reducir los costos de impresión al reducir la cantidad de documentos que se imprimen y evitar que los documentos queden en la bandeja de la impresora, una acción que no solo causa desperdicio sino que también implica un riesgo para la seguridad.
Ø El equipo debe tener ciertas características de seguridad incorporadas.
Un informe de 2017 de smallbiz.com mostró que el 43% de los ataques cibernéticos se dirigen a pequeñas empresas. ¿Cuál es una de las vulnerabilidades más sorprendentes? La impresora de oficina.
Cuando realice su próxima compra de impresora, asegúrese de que tenga incorporadas estas características de seguridad:
· Opciones de autenticación que aseguran que la impresora solo sacará documentos cuando los usuarios ingresen su PIN o pasen su credencial por la máquina.
· Cifrado de impresión que protege sus datos a medida que se mueven, asegurando mayor seguridad desde el momento de la creación del documento hasta su destino.
· Escaneo protegido con contraseña que le permite proteger sus archivos PDF para que solo las personas autorizadas puedan acceder a los datos que contienen.
Las impresoras multifunción AltaLink® de Xerox y WorkCentre® EC7836 / EC7856 vienen con un software McAfee Embedded Control, de manera que usted pueda estar tranquilo sabiendo que sus dispositivos multifunción y los datos asociados con ellos son seguros. Se tienen una disponibilidad de informes de criterios comunes para todos los dispositivos de hardware de Xerox, por lo que puede estar seguro de que cada dispositivo que compre cumple o supera los estándares de seguridad de la industria.
Con tantas impresoras y dispositivos multifuncionales diferentes que se encuentran en el mercado, ¿cómo saber cuál es el adecuado para su negocio? Esta guía puede ayudar.
Ø Debe ser un equipo listo para aplicaciones, dispositivos móviles y nube.
La forma como trabajamos ha cambiado con el tiempo, y esos cambios continúan evolucionando. Haga una inversión inteligente al elegir una impresora que pueda crecer junto con su negocio y haga más que imprimir, más que escanear e incluso más que enviar un fax.
Las aplicaciones no son sólo para los teléfonos. La tecnología de las aplicaciones lo ayuda a ejecutar las tareas cotidianas de manera más rápida y sencilla, mejorando inmediatamente la productividad de su oficina. Imagine poder hacer todo, desde traducir documentos hasta activar un escaneo de facturas con un solo toque directamente desde su dispositivo multifunción. Esto lo puede hacer con una impresora compatible con la tecla ConnectKey.
La serie de impresoras Versalink y Altalink de Xerox vienen equipadas con la tecnología ConnectKey Technology® para que tenga acceso a la Galería de aplicaciones de Xerox, que le ahorran tiempo y productividad. En razón a que cada empresa es única, Xerox y sus socios de canal pueden crear aplicaciones personalizadas adaptadas a sus necesidades y flujos de trabajo específicos.
Otra característica que se debe buscar en la impresora es la capacidad que tenga para conectarse ya sea que se encuentre dentro de la oficina o afuera. Esto es especialmente importante por cuanto las empresas trabajan para satisfacer las necesidades de la nueva generación de trabajadores de hoy en día. Ya sea que esté habilitando a una fuerza laboral remota para mejorar la productividad, o simplemente haciendo que sea más fácil para su equipo trabajar desde el lugar de operaciones, hay que tener mucho cuidado con las soluciones de impresión móvil.
Lo mejor de todo es que si planea conservar impresoras antiguas en su oficina, debe optar por una solución de impresión móvil completa que le permitirá a usted y a su equipo imprimir desde cualquier dispositivo móvil a cualquier marca de impresora de forma fácil y rápida.
Ø La verdadera libertad de impresión es simple, conveniente y segura.
Para tener una fuerza de trabajo móvil, es crucial acceder a la nube. Como resultado de ello, la conversión de documentos en papel a un formato digital que pueden luego acceder por la nube lo que es más importante en este momento. Elija una impresora que le permita escanear e imprimir desde los servicios que se prestan en la nube como Microsoft Office 365, Dropbox y Google Drive, para que pueda acceder a documentos importantes en cualquier momento y en cualquier lugar.
Ø La impresora debe ser fácil de usar y aún más fácil de solucionar las fallas
Los empleados de su empresa no se adaptarán a nuevos equipos si son difíciles de usar. Opte por impresoras inteligentes con una interfaz familiar o similar a las de una tableta. La pantalla intuitiva táctil ConnectKey le permite deslizar, tocar y desplazarse a través de todas estas aplicaciones enfocadas en las tareas de manera sencilla.
Además de navegar por las distintas aplicaciones, también puede encontrar tutoriales útiles en video, buscar ayuda directamente en el panel frontal y obtener soporte de TI cuando se necesite intervención. En la actualidad un 40-60% de las llamadas al servicio de asistencia técnica han sido tradicionalmente relacionadas con temas de impresión. Con MFPs Xerox ConnectKey, puede iniciar sesión de forma remota con su impresora y realizar cambios, sin necesidad de pararse de su silla, y todo gracias a las innovaciones en la impresión de oficinas. La imagen cliché de empleados frustrados porque la impresora funciona mal, es cosa del pasado y así debe ser para todas las empresas.
Un programa de impresión debidamente administrado puede brindarle asistencia técnica y monitoreo las 24 horas del día, los 7 días de la semana para eliminar las llamadas y citas de servicio que son tan molestas, de tal manera que de sus dispositivos (y su productividad) estarán siempre en funcionamiento. También garantiza que podrá escalar su entorno de impresión a medida que su negocio crezca y evolucione, lo cual es un aspecto muy importante que hay que tener en cuenta al buscar invertir en nuevo hardware.
